Actaprivacy è un applicativo web  saas in cloud che permette di rispettare il principio dell’accountability.
Il titolare del trattamento può rendicontare agevolmente le misure di sicurezza adottate  per l’adempimento  degli obblighi previsti dal Regolamento europeo per la protezione dei dati personali a norma del GDPR n. 2016/679 e  del Dlgs n. 101 del 10 agosto 2018 che ha modificato il Dlgs. n. 196/2003.

Il software è progettato secondo le indicazioni del Garante italiano e dei Garanti europei tra i quali CNIL francese, ICO britannico, AEPD spagnolo.
Actaprivacy è qualificato da AGID – Agenzia per l’Italia Digitale della Presidenza del Consiglio dei Ministri, da ACN – Agenzia per la cybersicurezza nazionale –  e inserito nel  Cloud Marketplace  per i prodotti SAAS certificati per la Pubblica Amministrazione.

L’applicativo Actaprivacy è progettato e aggiornato in ambiente  certificato ISO 9001. I rischi per la sicurezza delle informazioni – cybersicurezza – viene  garantita dalla certificazione ISO 27001. La sicurezza delle informazioni nel cloud è garantita  dalla certificazione ISO 27017. La protezione dei dati personali nel cloud, gestiti in Actaprivacy  è garantita  dalla certificazione ISO 27018.

La versione PLUS di Actaprivacy gestisce un workflow documentale attraverso il quale il DPO / RPD o consulente  privacy comunica, attraverso le e-mail gestite dall’applicativo, al titolare o al responsabile del trattamento gli adempimenti da attuare.
In risposta agli adempimenti proposti, il DPO riceve gli atti adottati che vengono archiviati sulla piattaforma per dimostrare, come previsto dal principio dell’accountability, le misure adottate per la protezione dei dati personali.
I messaggi scambiati, documentano, altresì, le verifiche  e gli esiti previsti dal Regolamento Europeo e dalla normativa in materia.
La comunicazione tra DPO, titolare e soggetti autorizzati al trattamento è completata da un sistema di videoconferenza che permette il collegamento audio video da remoto.

Con Actaprivacy si gestisce on line il Registro dei Trattamenti del Titolare del trattamento, del Responsabile del trattamento, il Registro delle informative e dei consensi, il Registro dei Data Breach, lo Scadenzario, il tool  per  la pseudonimizzazione e la decifratura dei dati personali.
La documentazione scambiata tra DPO, Titolare, soggetti autorizzati confluiscono nell’archivio documentale contenente documenti,  moduli, link idonei a dimostrare  tutti gli adempimenti attuati per uniformarsi alle disposizioni del Regolamento europeo GDPR n. 2016/679.

Per agevolare la strutturazione dei registri è attiva la funzione di creazione di template di schede, diversificate per categoria di appartenenza dei titolari del trattamento.

La funzione di stampa  parziale o totale degli adempimenti, in formato pdf, permette di avere a disposizione la documentazione che,  validata attraverso la spedizione via pec, conferisce la data certa per  attestare la compliance delle misure adottate.
L’uso di una casella pec certificata e conservata da un conservatore accreditato da AGID conferisce valore giuridico probante agli adempimenti attuati attraverso la conservazione a norma delle Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Per l’accesso al software sono assegnabili  credenziali con diritti personalizzabili, al Titolare del trattamento, ai suoi delegati, al DPO –  RPD e a qualsiasi altro utente designato ad operare sulla piattaforma.
E’ attivabile l’autenticazione a due fattori che costituisce un ulteriore livello di sicurezza che permette l’accesso al software tramite token OTP ricevuto su smartphone o tablet.

Per il controllo degli accessi e delle operazioni eseguite, è attivo un sistema di rilevazione dei log che permette di controllare le attivita’ svolte da tutti i soggetti autorizzati ad operare sulla piattaforma.