Actaprivacy
Actaprivacy
Il software del DPO che comunica
Applicativo online per l'adempimento del GDPR
Una comunicazione radiale, tracciata e certificata, assicura la presenza “virtuale” del DPO che utilizza tutta la tecnologia disponibile nel software per raggiungere in tempo reale, capillarmente, senza interferire con gli impegni del lavoro ordinario, in forma diretta o indiretta, tutti i soggetti autorizzati al trattamento dei dati personali.
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Cos'è Actaprivacy?
Actaprivacy è un applicativo web multiaziendale e multiutente per la gestione in cloud degli adempimenti previsti dal Regolamento europeo per la protezione dei dati personali GDPR n. 2016/679 e dal Dlgs n. 101 del 10 agosto 2018 che ha modificato il Dlgs. n. 196/2003.
Il software è progettato nel rispetto delle indicazioni date dal Garante italiano e dai Garanti europei tra i quali CNIL francese, ICO britannico, AEPD spagnolo che sono stati i primi a rendere disponibili linee guide e tools a norma del GDPR.
Actaprivacy gestisce un workflow documentale per scambiare con il titolare del trattamento gli adempimenti, le verifiche e gli esiti previsti dal Regolamento Europeo e dalla normativa in materia.
Un sistema videoconferenza crittografato, realizzato da Actainfo con software open source, permette il collegamento audio video, la condivisione dello schermo, la registrazione, completa la comunicazione tra DPO, titolare e soggetti autorizzati al trattamento per ogni esigenza, anche formativa.
L’applicativo Actaprivacy gestisce on line il Registro dei Trattamenti del Titolare del trattamento, del Responsabile del trattamento, il Registro delle informative e dei consensi, il Registro dei Data Breach, le e-mail spedite e ricevute, l’archivio documentale, il tool per la pseudonimizzazione e decifratura dei dati personali, le sezioni contenenti informazioni, documenti, moduli, link idonei a dimostrare tutti gli adempimenti attuati per uniformarsi alle disposizioni del Regolamento europeo GDPR n. 2016/679.
Sull’applicativo sono attivi i sistemi:
– di spedizione e ricezione e-mail e pec per la comunicazione degli adempimenti da eseguire con controllo di quelli completati;
– di archiviazione interna degli atti con attribuzione della data di conservazione ;
– di utilizzo e creazione di template di schede, diversificati per categoria di appartenenza dei titolari del trattamento, per la costruzione rapida e automatica del Registro delle attivita’ di trattamento.
La funzione di stampa parziale o totale degli adempimenti, in formato pdf, permette di avere a disposizione la documentazione che, debitamente validata, conferisce la data certa per attestare la compliance delle misure adottate con la prova degli adempimenti attuati attraverso la conservazione sostitutiva a norma del DPCM 3/12/2013.
Per l’accesso al software sono assegnabili credenziali con diritti personalizzabili, al Titolare del trattamento, ai suoi delegati, al DPO – RPD e a qualsiasi altro utente designato ad operare sulla piattaforma.
E’ attivabile l’autenticazione a due fattori che costituisce un ulteriore livello di sicurezza che permette l’accesso al software tramite token OTP ricevuto su smartphone o tablet.
E’ attivo un sistema di rilevazione dei log che permette di controllare le attivita’ svolte da tutti i soggetti autorizzati ad operare sulla piattaforma.
Software Actaprivacy adempimenti GDPR
- MONO AZIENDALE adatto a singoli enti, aziende, scuole, comuni, liberi professionisti
- MULTI AZIENDALE adatto a consulenti privacy, data protection officer – DPO, responsabili della protezione dei dati – RPD.
Caratteristiche Tecniche
- Applicativo web service in cloud, multiutente, multiaziendale accessibile al Titolare del trattamento, ai suoi referenti e soggetti autorizzati, al Responsabile del trattamento, al Responsabile della protezione dei dati RPD – DPO, anche da tablet e smartphone in ambiente mobile friendly.
- Aggiornamento della piattaforma sulla base delle disposizioni emanate in materia di protezione dei dati personali dalla UE e dalle Autorità nazionali.
- Spazio riservato per l’archiviazione dei dati inseriti.
- Registrazione di un numero illimitato di trattamenti dei dati personali.
- Credenziali con opzione di autenticazione a 2 fattori per utenti con permessi di accesso alla piattaforma assegnati dal soggetto produttore intestatario dell’applicativo.
- Registrazione dei LOG per il monitoraggio degli accessi e delle attività svolte in conformità del GDPR.
- Creazione di modelli “template” di schede per il Registro delle attivita’ di trattamento con la formazione di liste da assegnare alle diverse categorie di titolari del trattamento gestiti. Es. Medici, Avvocati, Ingegneri, Architetti, Farmacie, Aziende santarie, Comuni, Province, ecc.
- Duplicazione di modelli “template” di schede per il Registro delle attivita’ di trattamento.
Caratteristiche Operative
- Gestione dei dati dei soggetti che costituiscono l’organigramma preposto al Trattamento dei dati personali: Titolare, Contitolare, Referente, Responsabile, Designato, Autorizzato, DPO/RPD.
- Nomine con disponibilità di modelli.
- Mappatura dei dati personali trattati, dell’hardware e software, dei sistemi di sicurezza gestiti dai soggetti costituenti l’organigramma per la gestione dei dati personali.
- Gestione del Registro delle attività di Trattamento dei dati personali con indicizzazione e schede complete, intestate al singolo trattamento, secondo le indicazioni previste dai Garanti europei e italiano, condivisione e aggiornamento in tempo reale.
- Navigazione veloce tra i campi previsti per le sigole schede con segnalazione dei dati inseriti o mancanti.
- Creazione e duplicazione schede personalizzabili illimitate. Disponibilità di oltre 150 schede precompilate, suddivise in liste per natura del soggetto titolare del trattamento: Avvocato, Medico, Commercialista, Ingegnere, Comune, Provincia, Scuola.
- Predisposizione e gestione di informative, consensi e altri moduli conformi alle nuove disposizioni tassativamente stabilite dagli articoli 7 e seguenti del Nuovo Regolamento UE con template dedicati e personalizzabili.
- Registro delle informative e dei consensi ottenuti con pseudonimizzazione del soggetto informato o prestatore del consenso.
- Gestione di un piano di sicurezza con le procedure organizzative interne da adottare nella gestione di eventuali violazioni dei dati – Data breach. Notifiche e comunicazioni al Garante della privacy, a altre autorità nazionali e ai soggetti del trattamento. Registro delle violazioni.
- Gestione di check list per gli audit iniziali e ricorrenti con template di riferimento.
- Sviluppo dell’analisi dei rischi derivanti dal trattamento dei dati personali. Valutazione di impatto DPIA – Data Protection Impact Assessment con software approvato dal Garante privacy francese e consigliato dal Garante privacy italiano.
- Registrazione e archiviazione di Piani per il Disaster Recovery e la Continuità Operativa con disponibilità di modelli precompilati per l’elaborazione.
- Verifiche degli adempimenti programmati ed eseguiti o in sospeso.
- Gestione dei messaggi email e pec direttamente dalla piattaforma ai titolari del trattamento e ai soggetti referenti in materia di privacy.
- Registrazione codici di condotta e certificazioni GDPR del titolare del trattamento per la protezione dei dati personali.
- Elaborazione dati sulla Videosorveglianza con registrazione e storage di regolamenti e disciplinari.
- Elaborazione dati sulla Formazione del personale autorizzato al trattamento dei dati personali.
- La sezione Pseudonimizzazione costituisce una misura tecnica e organizzativa adeguata, stabilita dall’art. 32 del GDPR, volta ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati personali.
La funzionalità, a uso dei soggetti autorizzati all’accesso alla piattaforma, permette di ottenere la cifratura e la decriptazione della persona fisica soggetto di un trattamento che contiene dati sensibili o giudiziari. - Conservazione sostitutiva, conforme al DPCM 3/12/2013, del Registro delle attività di trattamento e di tutta la documentazione prodotta che assegnerà una data certa alla documentazione obbligatoria prodotta per la sicurezza dei dati personali.
- Sono integrate nella piattaforma la normativa, i tools di utilità, con le funzioni di archiviazione e stampa dei file in formato pdf periodicamente generati.
- Personalizzazioni e predisposizione, su richiesta, di template elaborati sulla base della modulistica rilasciata dalle Autorità nazionali europee.
Video tutorial
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Accesso alla piattaforma
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Cruscotto Produttore
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Adempimenti Titolare del Trattamento
Prezzi software Actaprivacy
Tutti i pacchetti comprendono
Configurazione e startup gratis
Trattamenti illimitati
Template trattamenti gratis
1 GB di spazio riservato
1 utente produttore
Aggiornamenti periodici
Assistenza tecnica
In base alle diverse esigenze sono upgradabili:
Il numero delle aziende
Il numero degli utenti
Lo spazio web per l'archiviazione dati
Personalizzazioni su richiesta
Utilizzano il software ActaPrivacy
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Corsi di formazione GDPR
Il corso on line “Privacy UE per soggetti autorizzati al trattamento dei dati personali – GDPR 2016/679” è progettato dallo staff di Actainfo che opera dal 2004 nel settore della protezione dei dati personali, con una pluriennale esperienza nel campo della realizzazione, gestione e formazione degli applicativi per la validazione, distribuzione, pubblicazione, conservazione, privacy.
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