Actaprivacy è un applicativo web multiaziendale e multiutente per la gestione in cloud degli adempimenti previsti dal Regolamento europeo per la protezione dei dati personali GDPR n. 2016/679 e dal Dlgs n. 101 del 10 agosto 2018 che ha modificato il Dlgs. n. 196/2003.

Il software è progettato nel rispetto delle indicazioni date dal Garante italiano e dai Garanti europei tra i quali CNIL francese, ICO britannico, AEPD spagnolo che sono stati i primi a rendere disponibili linee guide e tools a norma del GDPR.
Actaprivacy gestisce un workflow documentale per scambiare con il titolare del trattamento gli adempimenti, le verifiche  e gli esiti previsti dal Regolamento Europeo e dalla normativa in materia.
Un sistema videoconferenza crittografato, realizzato da Actainfo con software open source, permette il collegamento audio video, la condivisione dello schermo, la registrazione, completa la comunicazione tra DPO, titolare e soggetti autorizzati al trattamento per ogni esigenza, anche formativa.

L’applicativo Actaprivacy gestisce on line il Registro dei Trattamenti del Titolare del trattamento, del Responsabile del trattamento, il Registro delle informative e dei consensi, il Registro dei Data Breach,  le e-mail spedite e ricevute, l’archivio documentale, il tool  per  la pseudonimizzazione e decifratura dei dati personali, le sezioni contenenti informazioni,  documenti,  moduli, link idonei a dimostrare  tutti gli adempimenti attuati per uniformarsi alle disposizioni del Regolamento europeo GDPR n. 2016/679.

Sull’applicativo sono attivi i sistemi:
– di spedizione e ricezione e-mail e pec  per la comunicazione degli adempimenti da eseguire con controllo di quelli completati;
– di archiviazione interna degli atti con attribuzione della data di conservazione ;
– di utilizzo e  creazione di template di schede, diversificati per categoria di appartenenza dei titolari del trattamento, per la costruzione rapida e automatica del Registro delle attivita’ di trattamento.

La funzione di stampa  parziale o totale degli adempimenti, in formato pdf, permette di avere a disposizione la documentazione che, debitamente validata, conferisce la data certa per  attestare la compliance delle misure adottate con la prova degli adempimenti attuati attraverso la conservazione sostitutiva a norma del DPCM 3/12/2013.

Per l’accesso al software sono assegnabili  credenziali con diritti personalizzabili, al Titolare del trattamento, ai suoi delegati, al DPO –  RPD e a qualsiasi altro utente designato ad operare sulla piattaforma.
E’ attivabile l’autenticazione a due fattori che costituisce un ulteriore livello di sicurezza che permette l’accesso al software tramite token OTP ricevuto su smartphone o tablet.

E’ attivo un sistema di rilevazione dei log che permette di controllare le attivita’ svolte da tutti i soggetti autorizzati ad operare sulla piattaforma.